JAKARTA - Sistem pengendalian manajemen adalah suatu elemen penting yang harus dimiliki oleh setiap perusahaan karena memiliki peran krusial dalam mendorong pertumbuhan dan keberlangsungan bisnis.
Tanpa adanya mekanisme pengendalian yang terstruktur dan efektif, perusahaan berisiko menghadapi berbagai hambatan yang bisa menghambat kemajuannya.
Meski tiap perusahaan menjalankan sistem yang berbeda, kualitas dari sistem tersebut sangat menentukan arah perkembangan perusahaan itu sendiri.
Ketika sebuah perusahaan mampu menerapkan pengendalian manajemen yang optimal, maka peluang untuk tumbuh dan bersaing di pasar akan jauh lebih besar.
Sebaliknya, sistem yang lemah atau bahkan tidak ada sama sekali dapat menyebabkan perusahaan tertinggal dan kalah bersaing.
Melihat pentingnya hal ini, tentu perlu dipahami lebih lanjut mengenai apa sebenarnya yang dimaksud dengan sistem pengendalian manajemen, termasuk apa saja fungsinya, unsur-unsurnya, serta manfaatnya bagi jalannya operasional perusahaan.
Untuk lebih jelasnya, simak penjelasan lengkap berikut mengenai bagaimana sistem pengendalian manajemen adalah pondasi penting bagi kesuksesan suatu perusahaan.
Sistem Pengendalian Manajemen adalah
Sistem pengendalian manajemen adalah bagian dari ilmu perilaku terapan (applied behavioral science) yang mencakup berbagai pendekatan dalam mengelola dan mengendalikan jalannya organisasi atau perusahaan berdasarkan sejumlah asumsi dasar yang dimiliki.
Anthony dan Reece (1984:824) menjelaskan bahwa sistem ini berfungsi untuk mengawasi berbagai aktivitas dalam perusahaan dengan tujuan menetapkan strategi yang sesuai agar tujuan perusahaan dapat tercapai.
Sementara itu, Suadi (1999:8–9) mendefinisikannya sebagai sistem yang terdiri atas beberapa sub sistem yang saling terhubung, di antaranya: sistem anggaran, program kerja, laporan, akuntansi, dan sistem pertanggungjawaban.
Perusahaan yang dikategorikan berjalan dengan baik umumnya memenuhi hal-hal berikut:
-Memiliki indikator kinerja, yang mencerminkan sejauh mana perusahaan atau organisasi tersebut bisa berjalan dengan efisien, efektif, dan produktif.
-Memiliki aturan atau kebijakan dalam menetapkan ukuran kinerja yang digunakan.
-Mampu memberikan penghargaan atau pengakuan terhadap semua sumber daya yang dimiliki, baik manusia maupun non-manusia.
Sistem ini juga bersifat menyeluruh dan terintegrasi, artinya seluruh aspek dalam perusahaan diarahkan untuk bekerja sama demi pencapaian tujuan bersama. Komponen penting dalam sistem ini antara lain:
-W (Work): mencerminkan aspek pekerjaan atau tugas yang dilakukan.
-E (Employee): menunjukkan peran tenaga kerja atau karyawan.
-R (Relationship): berkaitan dengan hubungan kerja atau interaksi antar individu dalam organisasi.
-E (Environment): menggambarkan kondisi lingkungan tempat organisasi beroperasi.
Menurut Edy Sukarno, sistem ini merupakan sebuah kerangka kerja terpadu yang mencakup proses manajerial, strategi, akuntansi, penganggaran, pelaporan, dan pertanggungjawaban—semuanya dirancang untuk membantu pengelolaan organisasi agar hasilnya optimal.
Beberapa ciri penting dari sistem pengendalian manajemen antara lain:
-Pertama, sistem ini mampu mengontrol keseluruhan proses dalam organisasi, termasuk pengelolaan sumber daya manusia, teknologi, hingga hasil yang ingin dicapai. Dengan adanya sistem ini, proses pencapaian tujuan bisa lebih terarah.
-Kedua, pendekatannya berbeda dengan strategi atau metode evaluasi yang sepenuhnya berbasis angka. Sistem ini tidak selalu mengandalkan hitungan pasti dalam mengevaluasi kondisi perusahaan.
-Ketiga, sistem ini berorientasi pada manusia, karena tujuannya adalah membantu para manajer dalam menjalankan strategi perusahaan, bukan sekadar memperbaiki data teknis atau catatan administrasi.
Fungsi Sistem Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen merupakan salah satu langkah strategis yang diterapkan secara sistematis oleh perusahaan untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan.
Langkah ini dilakukan dengan membandingkan hasil kerja aktual dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya, lalu mengambil tindakan yang paling sesuai untuk mengurangi atau menstabilkan perbedaan yang muncul.
Selain itu, keberadaan sistem ini sangat membantu dalam mengontrol pengeluaran perusahaan secara lebih efisien.
Hal ini dimungkinkan karena pengelolaan biaya yang efektif memerlukan alur komunikasi yang jelas dan akurat antara sistem akuntansi dan pihak manajemen.
Berikut adalah beberapa peran utama dari sistem pengendalian manajemen dalam lingkungan perusahaan atau organisasi:
-Merancang strategi dan rencana kerja yang selaras dengan arah tujuan perusahaan
-Membangun koordinasi yang harmonis antar divisi atau bagian
-Menyampaikan informasi secara tepat dan efisien di dalam organisasi
-Membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan
-Mendorong motivasi karyawan agar nilai dan perilakunya selaras dengan visi perusahaan
-Mengendalikan seluruh aktivitas internal perusahaan
-Melakukan evaluasi terhadap performa sumber daya yang tersedia
-Meningkatkan tanggung jawab dan transparansi dalam kegiatan perusahaan
-Menumbuhkan kepatuhan terhadap aturan dan prosedur operasional
-Melindungi aset-aset perusahaan dari potensi penyalahgunaan atau kerugian
-Mengatur jalannya operasional perusahaan agar berjalan dengan efektif dan efisien
Manfaat dari Sistem Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen memberikan beragam keuntungan yang sangat penting bagi perusahaan. Beberapa manfaat utamanya antara lain sebagai berikut:
Pertama, sistem ini membantu perusahaan menilai sejauh mana program atau kegiatan yang sedang berlangsung telah berjalan, sekaligus memeriksa apakah pelaksanaannya sesuai dengan standar dan rencana awal yang telah disusun.
Kedua, dengan adanya sistem pengendalian, perusahaan bisa lebih mudah mengidentifikasi jika terjadi penyimpangan selama pelaksanaan aktivitas tertentu.
Ketiga, sistem ini juga memudahkan perusahaan dalam mengevaluasi apakah waktu serta sumber daya yang tersedia telah digunakan secara optimal dan memadai.
Keempat, sistem ini memungkinkan manajemen menelusuri berbagai faktor yang menyebabkan terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaan aktivitas.
Kelima, pengendalian manajemen memberi ruang bagi pihak manajerial untuk melakukan refleksi dan peninjauan terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawab mereka.
Keenam, sistem ini juga membuka kesempatan bagi perusahaan untuk menerima masukan dan sudut pandang baru dari berbagai pihak terkait aktivitas yang dijalankan.
Ketujuh, sistem ini berfungsi sebagai pendukung bagi seluruh anggota perusahaan, baik dalam aspek pekerjaan maupun pengembangan pribadi.
Kedelapan, manfaat lain dari sistem ini adalah mendorong semua pihak untuk bersikap aktif, baik secara responsif maupun antisipatif terhadap berbagai kondisi yang muncul.
Kesembilan, melalui sistem pengendalian yang baik, perusahaan dapat memastikan bahwa hasil pekerjaan yang dihasilkan telah memenuhi standar mutu yang ditetapkan.
Kesepuluh, sistem ini juga berperan dalam membantu setiap individu di perusahaan agar terhindar dari hambatan, baik yang berkaitan dengan urusan pekerjaan maupun masalah pribadi.
Unsur dari Sistem Pengendalian Manajemen
Detektor
Merupakan elemen awal yang berfungsi sebagai alat pemantau untuk mengetahui apa yang sedang berlangsung dalam aktivitas perusahaan.
Detektor menjadi sumber informasi awal dalam sistem pengendalian dan dapat berbentuk sistem informasi formal maupun informal yang menyediakan data kepada pimpinan mengenai aktivitas yang terjadi.
Selektor
Berperan dalam menilai penting atau tidaknya informasi yang dikumpulkan oleh detektor.
Fungsinya adalah untuk mengevaluasi apakah kejadian yang ditemukan memiliki dampak terhadap jalannya organisasi, serta membandingkannya dengan standar atau kriteria yang telah ditetapkan perusahaan.
Efektor
Unsur ini bertugas untuk merespons ketidaksesuaian antara kenyataan dan standar.
Ketika ditemukan penyimpangan, efektor akan menjalankan tindakan korektif guna mengarahkan aktivitas agar kembali sesuai dengan ketentuan atau target yang telah ditentukan.
Komunikator
Berperan sebagai penghubung antara unsur-unsur lainnya, terutama dalam menyampaikan informasi dari detektor ke selektor, maupun sebaliknya.
Dengan adanya komunikator, aliran informasi dalam sistem pengendalian menjadi lancar dan terstruktur.
Proses pengendalian dalam perusahaan umumnya dimulai dari pendeteksian aktivitas melalui unsur detektor. Informasi yang diperoleh akan ditinjau oleh selektor untuk memastikan apakah kegiatan yang dilakukan sesuai dengan tolok ukur organisasi.
Jika ditemukan perbedaan, maka efektor akan melakukan koreksi agar aktivitas kembali pada jalur yang seharusnya.
Keseluruhan proses ini didukung oleh komunikator yang menjaga kelancaran penyampaian informasi antar bagian, menjadikan sistem pengendalian manajemen bekerja secara efektif dan efisien.
Tahapan dari Sistem Pengendalian Manajemen
Perencanaan Program
Langkah awal dalam sistem pengendalian manajemen, yaitu perencanaan program.
Pada tahap ini, perusahaan atau organisasi menyusun berbagai rencana kegiatan yang akan dilaksanakan, dengan tujuan untuk memperkirakan seberapa banyak sumber daya yang diperlukan guna menjalankan aktivitas tersebut secara optimal.
Penyusunan Anggaran
Tahapan berikutnya adalah penyusunan anggaran, yaitu proses perencanaan sekaligus pengendalian yang dituangkan dalam bentuk angka-angka keuangan.
Anggaran ini akan digunakan perusahaan selama periode tertentu dan biasanya disusun berdasarkan perhitungan dari berbagai unit atau pusat pertanggungjawaban yang ada di dalam perusahaan.
Kegiatan Operasional dan Pencatatan Akuntansi
Tahap ketiga mencakup proses operasional serta pencatatan akuntansi. Di sini, seluruh penggunaan sumber daya dan pemasukan yang diterima oleh perusahaan dalam periode tertentu dicatat dengan rapi.
Pencatatan tersebut akan diklasifikasikan sesuai dengan program-program yang sebelumnya sudah ditetapkan oleh masing-masing pusat tanggung jawab.
Data yang telah diklasifikasikan inilah yang nantinya menjadi landasan dalam proses perencanaan program di waktu mendatang.
Penyusunan Laporan dan Kegiatan Analisis
Tahap keempat dalam sistem pengendalian manajemen, yaitu proses pelaporan dan analisis. Di fase ini, perusahaan melakukan peninjauan ulang terhadap strategi yang diterapkan.
Selain itu, evaluasi ini dapat melibatkan keputusan seperti menambah, menghapus, atau memodifikasi program yang sedang dijalankan.
Hasil dari analisis tersebut juga menjadi bahan pertimbangan untuk menyusun kembali anggaran di masa depan agar lebih sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan.
Faktor yang Mempengaruhi Sistem Pengendalian Manajemen
Ukuran dan Persebaran Perusahaan
Salah satu faktor utama yang memengaruhi sistem pengendalian manajemen, yaitu ukuran serta persebaran perusahaan.
Seperti yang umum terjadi, terdapat perbedaan mendasar antara perusahaan besar dan kecil, baik dalam hal struktur maupun proses distribusi.
Perbedaan ini akan sangat memengaruhi bentuk serta karakteristik sistem kontrol yang diterapkan oleh masing-masing perusahaan atau organisasi.
Struktur Organisasi, Delegasi, dan Tingkat Desentralisasi
Faktor berikutnya adalah struktur organisasi serta sejauh mana kewenangan didelegasikan dan desentralisasi berlangsung dalam perusahaan.
Sebagai ilustrasi, pendekatan manajerial yang digunakan Bank Indonesia pasti berbeda dengan yang diterapkan oleh Negara Trading Corporation.
Selain itu, tingkat desentralisasi serta delegasi dapat berubah seiring waktu untuk menyesuaikan diri terhadap dinamika lingkungan dan peluang baru yang muncul bagi perusahaan.
Karakteristik dan Pembagian Operasional
Faktor ketiga menyangkut karakter operasional serta bagaimana pembagian aktivitas dilakukan. Misalnya, dalam industri minyak bumi, unit-unit organisasi tidak bisa dibentuk berdasarkan produk.
Sebaliknya, pada perusahaan dagang berskala besar, pembagian divisi biasanya didasarkan pada kategori produk yang dipasarkan atau diproduksi.
Jenis Pusat Pertanggungjawaban
Jenis pusat tanggung jawab dalam perusahaan juga turut berpengaruh terhadap sistem pengendalian manajemen.
Faktor ini penting karena akan menentukan bagaimana pengukuran kinerja dilakukan, baik dari aspek biaya, pendapatan, maupun pengembalian atas investasi.
Semua penilaian tersebut tergantung dari tipe pusat tanggung jawab yang dimiliki oleh organisasi.
Pandangan Individu dalam Perusahaan
Faktor kelima adalah persepsi atau sudut pandang yang dimiliki oleh individu dalam organisasi.
Persepsi ini bisa memberikan dampak besar terhadap pekerjaan mereka, tingkat kepuasan terhadap tempat kerja, peluang karier, dan kesejahteraan secara umum saat berada dalam lingkungan perusahaan.
Berbagai hal tersebut akan sangat memengaruhi bentuk dan arah sistem pengendalian manajemen yang diterapkan.
Maka dari itu, tidak mengherankan jika setiap perusahaan memiliki pendekatan yang berbeda-beda dalam hal ini, tergantung pada faktor-faktor seperti visi dan misi perusahaan hingga skala dan cakupan bisnis yang dijalankannya.
Sebagai penutup, sistem pengendalian manajemen adalah fondasi penting yang membantu perusahaan tetap terarah, efisien, dan mampu bersaing dalam menghadapi berbagai tantangan operasional.